Ziel-Management, Selbst-Management, Zeitmanagement
Zeitmanagement ist die Planung und Kontrolle der eigenen Zeitnutzung. Zeit fehlt allen, obwohl wir im 21. Jahrhundert die höchste Lebenserwartung und die kürzesten Arbeitszeiten seit jeher haben. „Zu wenig Zeit zu haben“ scheint für viele erfolgreiche Menschen das Hauptproblem zu sein. Zeitmanagement allgemein und Zeitmanagement-Kompetenz als Soft Skill ist deshalb eine besonders wichtiges Thema – nicht nur für Führungskräfte.
Zeitmanagement-Kompetenz und die sich darin unterordnenden Planungs- und Organisationskompetenzen beschreiben die Fähigkeit, eigene und fremde Aktivitäten planen, organisieren, steuern und kontrollieren zu können. Den größten Anteil an dieser Kompetenz haben Techniken des Zeitmanagements, weiterführend aber auch grundlegende Fähigkeiten und Fertigkeiten im Rahmen des Projektmanagements.
Zeitmanagement soll einerseits helfen, die Arbeitsleistung zu steigern und andererseits Möglichkeiten der Zeiteinsparung aufzeigen. Dabei wird meist von der Analyse des IST-Zustands ausgegangen und schriftlich festgehalten, inwiefern Zeiten schlecht genutzt werden, Leerläufe auftreten und Störungen den Arbeitsablauf behindern. Später werden dann Pläne mit Aktivitäten erstellt, Prioritäten zugewiesen und Maßnahmen und deren Ergebnisse überwacht, um eine Erfolgskontrolle sicherzustellen und eine schrittweise Optimierung der Zeitnutzung zu ermöglichen.
Zeitmanagement-Kompetenz lässt sich wie alle Soft Skills im Soft Skills-Würfel auf drei Ebenen betrachten und trainieren:
- der mentalen Ebene rund um Einstellungen, Haltungen und Glaubenssätze bezüglich Zeitmanagement
- der Ebene der Modelle mit Grundwissen über Zeitmanagement und für das Verständnis und Training nützlichen Konzepten und
- auf der Ebene der Methoden mit wirksamen Techniken des Zeitmanagements.
Zu den mentalen Aspekten der Zeitmanagement-Kompetenz zählt der Fokus auf Resultalte, die Einstellung zu Aussagen über „Zeit haben“ oder „keine Zeit haben“, das Verständnis von Zeit als demokratischen Rohstoff sowie die persönliche Einstellung zu Qualität vs. Quantität von Zeit.
Auf der Ebene der Modelle finden Sie wichtige Konzepte wie das Pareto-Prinzip, die Unterscheidung von „dringend“ vs. „wichtig“, die Unterscheidung zwischen monochronistischen und polychronistischen Zeitmanagern sowie zwischen konvergenten Denkern und divergenten Denkern. Dazu gehört u.a auch das Wissen um typische Fallen im Zeitmanagement, die Bedeutung von Tagesleistungskurven, das Konzept der Lebensrollen sowie die Sensibilisierung für Beschleunigung und Vergleichzeitigung im Rahmen von Zeitmanagement-Aktivitäten.
Die Liste von Techniken im Zeitmanagement und der Selbstorganisation scheint inzwischen fast unüberschaubar. Auf der Ebene der Methoden und Techniken finden Sie hier zum Beispiel die Umsetzung des Grundsatzes „First things first“, das konsequente Nein-Sagen und Ablehnen, die Clean Desk Policy als Zeitsparer durch Ordnung, die Anwendung der Salami-Taktik, das Priorisieren von Mails, die Wiedervorlage im Allgemeinen und das Nachverfolgen von Mails im Besonderen, die Nutzung des Eisenhowerschen Prioritätenkreuzes u.v.a.m.
Vorteile des Trainings von Zeitmanagement-Kompetenz
- Die Komplexität von Situationen (Aufgaben, Projekten) kann durch Planung erfolgreich reduziert werden.
- Die Effektivität von Maßnahmen wird dadurch erhöht, dass realistische Ziele gesetzt, entsprechende Maßnahmenkataloge erarbeitet und Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und sinnvoll verteilt werden.
- Das Risiko (im Sinne von fehlender Abschätzbarkeit ob und wann ein Ziel erreicht wird) wird reduziert, indem sinnvolle Zeit- und Ressourcenplanungen vorgenommen werden.
- Eine höhere Selbst- und Fremdmotivierung wird unterstützt, indem konkrete Aufgaben, Meilensteine, Sach- und Zeitziele gesetzt werden, welche die Zielerreichung messbar machen und damit Erfolgserlebnisse ermöglichen.
- Sie setzen Ihre Zeit primär für maximal wertschöpfende (bzw. persönlich maximal nutzbringende) Aktivitäten ein, d.h. „vergeuden“ Ihre Zeit weniger mit unnützen Dingen.
- Sie haben durch ein effektives Zeitmanagement mehr Zeit für das Wesentliche.
- Sie eliminieren Zeitdiebe und reduzieren Leerzeiten.
- Proaktives Zeitmanagement hilft, sich weniger fremdbestimmt zu fühlen und dadurch ausgeglichener zu werden.
- Work-Life-Balance lässt sich nur mit durchdachten Prioritäten und konsequentem Zeitmanagement erreichen.
- Eine klare Zeitplanung reduziert das Stressempfinden (vgl. Stressbelastbarkeit).
Zeitmanagement-Kompetenz im Soft Skills Würfel
Die Planungs- und Organisationskompetenz findet sich im Soft Skills Würfel an der Schnittkante folgender Kompetenzfelder
Die Einordnung in den Bereich der Umsetzungskompetenz wurde vorgenommen, weil der Erfolg von ergebnisorientiertem Handeln in komplexen Situationen immer einer möglichst professionellen Beplanung, Organisation, Durchführung und auch Kontrolle bedarf. Dies gilt einerseits für den persönlichen und privaten Rahmen, wo Interessen, Aufgaben und Rollen miteinander in Einklang gebracht werden wollen und von den meisten Menschen ein notorischer Zeitmangel erlebt wird. Auf der anderen Seite gilt dies analog für den professionellen und beruflichen Rahmen; hier deutet die Auflistung der Tätigkeiten Planung, Organisation und Kontrolle bereits deutlich auf das Berufsbild des Managers bzw. der Führungskraft hin. Vor diesem Hintergrund ist Zeitmanagement-Kompetenz auch ein wesentlicher Bestandteil des Kompetenzfeldes „Führungskompetenz“.
Wichtige Begriffe im Kontext von Zeitmanagement-Kompetenz, die entweder synonym oder im Rahmen einer Teil-Ganzes-Beziehung benutzt werden, sind vor allen Dingen:
- Organisationsfähigkeit
- Strukturierungsfähigkeit
- konzeptionelle Fähigkeiten
- Priorisierung
- Selbststeuerung, Selbstmanagement, Selbstkompetenz
- Organisation, Planung, Koordinierung, Kontrolle, Steuerung
Besondere Schnittmengen gibt es in folgenden Bereichen:
- Zielplanung
- Projektmanagement
Zitate rund um Zeitmanagement und Selbstmanagement
„Die meisten Menschen planen Ihren Urlaub bis ins kleinste Detail, mit der Planung des beruflichen Erfolgs oder privater Ziele im Leben sieht’s meistens schon etwas anders aus.“ – Unbekannt
„Wenn nicht jetzt, wann dann?“ – Unbekannt
„Zeit an sich kann man gar nicht managen, denn die verrinnt so oder so. Es geht um das Managen von Prioritäten.“ – Lothar J. Seiwert
„Wir stehen immer kurz davor zu leben, aber wie leben nie.“ – Ralph Waldo Emerson
„Ans Ziel kommt nur, wer eines hat.“ – Martin Luther
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