Das Setzen von Meilensteinen ist eine elementare Methode zur Motivierung von Menschen und zur Strukturierung von komplexen Aufgaben und Projekten. Meilensteine sind Kernbestandteil jedes Projektplans im Rahmen eines professionellen Projektmanagements. Sie sind Zwischenziele auf dem Weg zu einem größeren Endziel.
Zwischenziele zu erreichen motiviert für die Weiterarbeit
Das Setzen von Meilensteinen in Plänen dient dazu, zwischenzeitliche Erfolgserlebnisse zu ermöglichen, die dazu motivieren, weiterzuarbeiten. Diese Funktion ist insbesondere bei umfangreichen Projekten notwendig, die sich möglicherweise über ein oder zwei Jahre hinstrecken. Das Erreichen der als Meilensteine ausgewiesenen Zwischenziele liefert den Beteiligten die nötige Rückmeldung, dass und wie weit sie bereits vorwärts gekommen sind. Vergleiche auch das Kanban-Prinzip.
Außerdem markieren Meilensteine Zeitpunkte, zu denen erstellte Projektpläne kontrolliert werden, um Termin-, Kosten- oder qualitative Abweichungen vom Plan festzustellen. Das ist wichtig, um voraussagen zu können, ob ein geplanter Endtermin für die Fertigstellung einer Aufgabe erreicht werden kann. Zeigt sich zum Beispiel bereits nach 3 von 8 Meilensteinen ein Zeitverzug von 3 Wochen gegenüber dem Plan, können Sie unter Umständen und unter Berücksichtigung der Gründe für den Verzug diese Verzögerung extrapolieren, d.h. auf den Endtermin hochrechnen. Bestand beim Erreichen des ersten Meilensteins bereits ein Verzug von drei Wochen und wurden die Zeitspannen für den Weg zu Meilenstein 2 und Meilenstein 3 ansonsten plangemäß eingehalten, können Sie unterstellen, dass es sich um eine einmalige Verzögerung handelte. Der aufgestellte Plan ist ansonsten scheinbar realistisch. Betrug der Zeitverzug jedoch nach dem ersten Meilenstein eine Woche, nach dem zweiten Meilenstein zwei Wochen und nach dem dritten Meilenstein über drei Wochen, müssen Sie davon ausgehen, dass die Planung insgesamt zu eng war. In diesem Fall können Sie den Verzug extrapolieren und einplanen, dass sich der Abschluss des Gesamtprojekts vermutlich um mindestens 8 Wochen verzögert.
Meilensteine auch im Alltag nutzen
Auch wenn Meilensteine klassische Elemente von Projektplänen sind, können Sie diese auch im Alltag nutzen. Blenden Sie den aus dem Projektmanagement stammenden Begriff aus und verstehen die Methode hauptsächlich als Setzen von markanten Zwischenzielen, können Sie sie für jede alltägliche Aufgabe einsetzen, die sich in Teilschritte strukturieren lässt. Müssen Sie einen Bericht oder eine Präsentation von ca. 30 Seiten erstellen, können Sie jeweils einen Meilenstein nach 10 von insgesamt 30 Seiten/Folien setzen. Wenn Sie an drei Grundstücksseiten den Holzzaun streichen müssen, setzen Sie nach jeder Seite einen Meilenstein. So haben Sie das (für Sie vielleicht unbeliebte Projekt) „Zaun streichen“ gleich in drei verdaulichere Happen geteilt.
Das Erreichen der Meilensteine koppeln Sie am besten gleich mit einer Pause und erhöhen die motivierende Wirkung durch kleine Belohnungen, zum Beispiel jeweils einen Kaffee oder eine kleine Süßigkeit. So lässt sich die Methode zur Motivierung aus dem Geschäftsleben auf das Privatleben übertragen und zum Beispiel auch nutzen, um Kinder zum Erledigen bestimmter Aufgaben zu motivieren.
Zusammenfassung: Motivation durch Meilensteine
- Meilensteine sind markante Zwischenziele zur Realisierung und Strukturierung von größeren Projekten und komplexen Aufgaben.
- Das Setzen von Meilensteinen motiviert dadurch, dass komplexe Aufgaben in leichter verdauliche Einheiten aufgeteilt werden und so Erfolgserlebnisse zwischendurch ermöglicht werden, die dazu motivieren, weiterzumachen.
- Meilensteine dienen gleichzeitig als Kontrollpunkte, an denen der tatsächliche mit dem geplanten Fortschritt verglichen und Kosten-, Termin- oder Qualitätsabweichungen festgestellt werden können.
- Um die motivatorische Kraft von Meilensteinen zu erhöhen, sollte deren Erreichen jeweils mit Pausen und Belohnungen verknüpft werden.