Wer als Trainer / Coach arbeitet, hat meist wenig Lust und Laune, sich mit der schnöden Buchhaltung auseinanderzusetzen. Schließlich sind Menschen, die sich den Job als Trainer aussuchen, selten ausgemachte Zahlenmenschen. Sie wollen mit und für Menschen arbeiten, ihnen helfen, erfolgreicher zu werden. Sie führen Seminare durch (zum Beispiel Führungskräftetraining in Berlin), halten Vorträge zum Thema Führungsqualitäten, stehen im Dialog mit Führungskräftecoaching-Klienten. Zu allen Aktivitäten gehört im Nachgang – früher oder später – die Rechnung. Und damit fängt der ganze „Ärger“ an mit Buchhaltung, Steuern, Formularen und Formalien.
Buchhaltung mit Aufwandskonten: Nicht nur das Finanzamt stellt bestimmte Formansprüche an Buchführung und Jahresabschluss. Früher oder später möchte man als Unternehmer auch für sein eigenes Controlling eine sauber strukturierte Finanzbuchhaltung (© Alterfalter – Fotolia)
Denn mit „der Rechnung“ ist es nicht getan: Zu jedem Rechnungsvorgang gehören einige Schritte, wenn man den Prozess von vorn bis hinten genau betrachtet. Dem Erstellen der Rechnung geht meist noch das Anlegen eines „Kundendatenstammsatzes“ voraus, d.h. man sammelt seine Kunden mitsamt ihren Daten und in der Regel einer Kundennummer in irgendeinem System oder Datenbank. Dann will die Rechnung erstellt sein, versandt werden und im Nachgang für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt und verarbeitet sein. Wieder gilt es verschiedene Arbeitsschritte zu erledigen: der Beleg muss mitsamt seinen Daten in irgendeinem Konzept/System von Buchführung erfasst werden. Schließlich hat man als selbstständiger Trainer, freiberuflicher Coach etc. seine Buchführungs- und Jahresabschlusspflichten.
Aber nicht nur das: Ab einem bestimmten Jahresumsatz kann man nicht mehr die Option der „Kleinunternehmerregelung“ ziehen, d.h. man wird Umsatzsteuer-pflichtig. D.h. man ist verpflichtet, auf alle Rechnungen, die man stellt, Umsatzsteuer (MwSt.) zu erheben, und diese Umsatzsteuer später an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig darf man aber auch die selbst gezahlte Umsatzsteuer für geschäftliche Ausgaben vom Finanzamt zurückfordern, z.B. wenn man sich ein neues Notebook kauft oder die Mobilfunkrechnung bei der Telekom begleicht. – Das hat also gute Seiten und schlechte. Vor allen Dingen zieht die Umsatzsteuerpflicht aber auch die Verpflichtung nach sich, sogenannte Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Darin teilt man dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer man von seinen Kunden eingenommen hat und abführen müsste, und wieviel Mehrwertsteuer man selbst vom Finanzamt einfordern möchte. Wie häufig solche Voranmeldungen zu tätigen sind, hängt davon ab, wie viel Umsatz und Gewinn man im Vorzeitraum gemacht hat, bzw. wie hoch die in der Vorperiode abzuführende Umsatzsteuer per Saldo war. In normal und gut laufenden Firmen sind die Anmeldungen monatlich abzugeben. Macht man relativ wenig Umsatz und gleicht sich die Zahllast und Zahlpflicht in der Regel mehr oder weniger aus, kann das Finanzamt auch längere Zeiträume festsetzen, so dass man die Umsatzsteuervoranmeldung nur quartalsweise oder gar jährlich abzugeben hat.
Sei es, wie es sei: schon diese kurzen obigen Ausführungen zeigen angehenden Trainern und Coaches, die selbstständig / freiberuflich arbeiten wollen, dass das „Berechnen (In-Rechnung-stellen) der eigenen Arbeit“ so einiges an administrativen Prozessen nach sich zieht. – Das ist das Problem; doch wie die Lösung? Beziehungsweise: Welche Lösungsoptionen gibt es für die unternehmerisch-administrativen Herausforderungen?
Selbst machen mit Hilfe von Software und/oder an Buchführungsbüro und Steuerberater delegieren?
Lexoffice ermöglicht Freiberuflern und kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die Buchhaltung und damit zusammenhängende steuerliche Arbeiten weitestgehend selbst mit einer „Software in der Cloud“ zu erledigen (lexoffice.de am 07.09.18)
Die vermutlich finanziell günstigste Variante besteht darin, sich um die buchhalterisch-administrativen Aufgaben so weit wie möglich selbst zu kümmern. Das klingt für den neu in die Selbstständigkeit startenden Trainer / Coach oft abschreckend und komplex. Doch so schlimm, wie mancher befürchtet, ist es nicht. Es gibt heute sehr gute Software-Lösungen, mit denen man den „Papierkram“ professionell und effizient erledigen kann.
Platzhirsch für den Klein- und Mittelstand ist hier sicherlich Lexware mit seinen verschiedenen Angeboten der Unternehmenssoftware, allem voran mit seinem LexOffice. Damit lassen sich quasi alle Arbeitsschritte der Finanzbuchhaltung abbilden, die man als Trainer so braucht, bis hin zur finalen Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV). Das beste an der Lösung ist, dass sie inzwischen in der „Cloud“ läuft, d.h. man nicht mehr gezwungen ist, auf möglicherweise verschiedenen Geräten lokal Software zu installieren, sondern dass man die ganzen Arbeiten online per Browser ausführt und unabhängig vom gerade genutzten Gerät aktuell und bearbeitbar hat. Lexoffice lässt sich kostenlos testen, wenn man die Sache mal für sich ausprobieren und einen ersten Eindruck bekommen möchte.
Belege zum Buchführungsbüro bringen?
Die Alternative zum „Selber verbuchen“ von Eingangs- und Ausgangsrechnungen besteht darin, diese Arbeitsschritte an ein Buchführungsbüro und/oder Steuerberater zu delegieren. Hierbei kann es sich um zwei unterschiedliche Anbieter / Dienstleister handeln, muss es aber nicht: Es gibt klassische „einfache“ Buchführungsbüros, die „nur“ die grundlegende Arbeit im Umgang mit der Erfassung und Verbuchung von Belegen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) erledigen. Für die Jahresabschlussarbeiten kann dann ein „richtiger“ Steuerberater auf die Vorarbeit des Buchführungsbüros zugreifen.
In den meisten Fällen sieht die Lösung aber praktisch so aus, dass Buchführungsbüro und SteuerberaterIn quasi in einer „Kanzlei“ sitzen und alles aus einer Hand anbieten – der vermutlich größte Anbieter hier in Deutschland ist ETL, zu denen fast 900 Steuerberatungsbüros gehören und die mit der Marke „Felix1“ auch noch einen modernen Ableger betreiben, der zum Beispiel digitalen Belegupload offeriert.
Steuerkanzleien mit Rund-um-Service?
Fast 900 Steuerkanzleien (Buchführungsbüros und Steuerberatung) sind in der sogenannten ETL-Gruppe organisiert; hier findet man in den meisten Städten einen entsprechenden Dienstleister, der einem den Großteil der Buchhaltungsarbeit, Jahresabschlüsse und Steuerformalitäten abnimmt (etl.de am 07.09.18)
Nutzt man einen solchen Steuerkanzlei-Service, hat das natürlich seine Vorteile, aber auch seine (Mehr)Kosten. Man muss sich um Aspekte wie Umsatzsteuervoranmeldungen und weitere Meldepflichten und (Form)Vorschriften, die der Gesetzgeber auferlegt, nahezu nicht mehr selbst kümmern. Und fairerweise: Da gibt es so manches, was man wissen und tun muss; zum Beispiel muss man Umsätze innereuropäischer Leistungen regelmäßig reporten, wenn man Kunden / Rechnungsempfänger im EU-Ausland hat, um nur ein Beispiel zu nennen. Ein Steuerberatungsbüro kann einem derlei Arbeit, Zeitaufwand und Kopfzerbrechen abnehmen.
Aber man sollte sich nicht täuschen: Nur weil man diese Aufgaben an eine Steuerkanzlei „delegiert“, heißt das nicht, dass man nun gar nichts mehr mit dem „Admin-Kram“ zu tun hat. Denn auch das Buchführungsbüro will und braucht halbwegs sortiert eingereichte Belege. Der Bearbeiter dort muss verstehen, um was es bei bestimmten Belegen geht (um den Aufwand/Kosten auf die richtigen Aufwandskonten zu buchen, d.h. richtig zu klassifizieren). Der kleine Gemüsehändler an der Ecke mag seine Belege vielleicht noch klassisch und unsortiert im „Schuhkarton“ beim Buchführungsbüro abgeben. Die Realität vieler moderner Geschäftsmodelle sieht jedoch so aus, dass vieles online läuft, vieles international läuft (man kauft bestimmte Softwaretools und erhält für Dritte möglicherweise schwer verstehbare ausländische Servicerechnungen etc.). Selbst wenn man die Buchführung „delegiert“ hat, muss man noch einiges an Vorbereitungsarbeit leisten, zum Beispiel prüfen und dafür sorgen, dass für jede Abbuchung auf dem Konto ein Beleg existiert, und keine Zahlungspositionen auf den Kontoauszügen existieren, für die kein Beleg vorhanden ist. Diese Vorbereitungsarbeit kostet je nach Belegmenge auch einiges an Zeit. –
Und selbst wenn man die Buchführung delegiert, wird so mancher sich dennoch dafür entscheiden, für sein eigenes Controlling die Belege doch noch zusätzlich selbst in Excel zu erfassen. Oder in einem anderen System. Allein, um ggf. den Überblick über offene Rechnungen zu behalten, ob alle bzw. welche Kunden schon bezahlt haben etc. – Wer diese Sache als Trainer an eine Steuerkanzlei delegiert, muss für entsprechende Auswertungen / Infos dann doch immer bis zum Monatswechsel warten. Oder führt quasi ein (steuerlich unprofessionelles) eigenes Schatten-Buchführungssystem in Excel. Wenn es dann zu Controlling-Zwecken auf eine Doppelerfassung aller Belege hinausläuft (in der Kanzlei und im eigenen Excel), dann stellt sich die Frage, ob man die Buchführung nicht doch gleich selbst macht, mit eben einem System wie dem vorgenannten Lexoffice.
Fazit:
Für den Einsatz von Buchführungssoftware spricht auf jeden Fall, dass es die finanziell günstigste Lösung ist. Außerdem lernt man mehr, als wenn man die Buchführungssachen weitestgehend delegiert. Und gleichzeitig punktet das Argument, dass man auch mit Buchhaltungsbüro und Steuerberater immer noch und dennoch so manche Vorarbeit selbst erledigen muss. Wenn man aber einen Teil eh schon selbst macht bzw. machen muss, stellt sich die Frage, ob man dann nicht gleich alles selbst macht. Und dann immer in Echtzeit einen Überblick in der eigenen Software hat. – Diese vorgenannten Punkte sprechen für das „Selbermachen“. – Gegen Software und für einen Servicedienstleister spricht hingegen, dass dieser spezialisiert ist, man sich wenig Sorgen machen und kümmern muss, und man sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Und Rückfragen vom Finanzamt, die Prüfung von Bescheiden, die Korrespondenz mit dem Finanzamt u.v.a.m. eben durch die Kanzlei übernommen wird. Das hat schon seine Vorteile und seinen Komfort. Letztlich muss man dies aber auch (teurer) bezahlen (können / wollen). Es bleibt eine individuelle Wahl. Wie wählen Sie?
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