VORBEREITUNG DER VERHANDLUNG

Die gewissenhafte Vorbereitung einer Verhandlung beginnt mit dem Klären der Rahmenbedingungen. Unabhängig davon, ob Sie einem Kunden ein greifbares Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen wollen, ob Sie als Angestellter oder Arbeitgeber eine Gehaltsverhandlung führen oder im politischen Bereich einen Antrag durchsetzen wollen – in jedem Fall benötigen Sie für Ihr Vorhaben eine klare Zieldefinition.

Was also wollen Sie konkret am Ende der Verhandlung erreicht haben? Fixieren Sie dieses Ziel schriftlich! Achten Sie bei der Zieldefinition darauf, dass das Ziel messbar, terminiert, realistisch, positiv und aktivierend formuliert und im besten Fall anschaulich-greifbar visualisiert ist.

Verhandlungsspielraum vorab schriftlich fixieren

Charakteristisch für Verhandlungen ist ein gewisser Verhandlungsspielraum. Wenn Sie nur ein „Take it or leave it“-Angebot haben, erübrigt sich jede Verhandlung. Wie hoch Ihr Verhandlungsspielraum ist, gilt es unbedingt vor jeder Verhandlung abzuklären. Gehen Sie in keine Verhandlung, ohne vorher Ihren maximalen Verhandlungsspielraum ausgelotet zu haben. Fixieren Sie den Verhandlungsspielraum ebenso schriftlich wie die Zieldefinition, um die Verbindlichkeit und Kontrollierbarkeit zu garantieren. Ein vor der Verhandlung niedergeschriebenes Ziel mit einem schriftlich fixierten maximalen Verhandlungsspielraum bewahrt Sie davor, in Verhandlungen möglicherweise den Kopf zu verlieren. So verhindern Sie Abschlüsse zu machen oder Vereinbarungen zu treffen, die sich nachher als inakzeptabel herausstellen und das auch schon vorher gewesen wären. So gesehen können Sie in der Verhandlungsvorbereitung gar drei Ziele festlegen: das Optimalziel, das wünschenswerte oder akzeptable Kompromiss-Ziel und das „Worst case“-Ziel, zu dem Sie einen Vertrag oder eine Vereinbarung gerade noch abschließen würden. Damit haben Sie automatisch Ihren Verhandlungsspielraum abgesteckt. Im folgenden Beispiel ...

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Verhandlungspartner klären und analysieren

Sind Verhandlungsziel und Verhandlungsspielraum geklärt, gilt es sich in der Vorbereitung den Verhandlungspartnern zu widmen. Geht es um eine Verhandlung im Kleinen in der Familie, zum Beispiel um die Ausgehzeiten der Tochter, ist eine solche Analyse in der Regel weitgehend obsolet. Handelt es sich jedoch um eine professionelle Verhandlung, möglicherweise mit ausländischen Geschäftspartnern, zum Abschluss eines bedeutenden Vertrages, ist eine sorgfältige Vorbereitung und Einstellung auf die Verhandlungspartner essentiell.

Klären Sie dazu Herkunft und Hintergrund der bereits namentlich bekannten oder potentiellen Gesprächspartner. Für große Projekte und langwierige, schwierige Verhandlungen ist eine intensive Analyse des kulturellen und fachlichen Hintergrunds Ihrer Gegenüber nicht zu ersetzen. Das beinhaltet vor allem die formale Ebene der Verhaltens- und Vorgehensweisen, die kulturell stark differieren können.

Welche Höflichkeitsrituale gibt es bei den jeweiligen Verhandlungspartnern ...

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Motive, Sachzwänge und Abhängigkeiten der Verhandlungspartner klären

Aber auch bei Verhandlungen „unter seines Gleichen“, sei es im Job innerhalb der eigenen Abteilung, zu Hause in der Familie oder für eine Verhandlung mit dem Bankberater um einen Kredit gilt: Klären Sie die Beweggründe und Motive, Sachzwänge und Abhängigkeiten Ihrer Verhandlungspartner, um deren Standpunkt zu verstehen. Ist Ihr Verhandlungspartner nur ein Abgesandter, der gar nicht selbst entscheiden kann und unter hohem Druck seines Vorgesetzten nur eine Marionette am Verhandlungstisch ist? Liegt der wahre Grund für einen vorgetragenen Wunsch Ihrer Kinder eigentlich an ganz anderer Stelle, als die erste Argumentation vermuten lässt?

Steht Ihr Verhandlungspartner unter Zeitdruck oder anderen Zwängen, die ihn von einer ruhigen, konstruktiven und geregelten Verhandlung abhalten?

Die Analyse und Kenntnis solcher Sachzwänge und Rahmenbedingungen hilft Ihnen in doppelter Weise: Erstens können Sie so konkrete Ansatzpunkte für Ihre Argumentation finden, sozusagen den „schwachen Punkt“ bei Ihrem Gegenüber bereits im Vorfeld identifizieren und die Verhandlungsführung darauf ausrichten. Zweitens ermöglicht das Bewusstsein bestimmter Rahmenbedingungen und Umstände eine konfliktfreiere Verhandlung. Missverständnisse und Verärgerungen lassen sich vermeiden, wenn klar ist, warum jemand besonders auf die Zeit drängt oder in einem bestimmten Punkt unverständlich stur ist.

Gleichzeitig ermöglicht die gezielte Recherche bezüglich der Verhandlungspartner, einzelne Personen bereits im Vorfeld bei Ihrem Ruf zu packen und im Vorfeld positiv zu beeinflussen. So können Sie zum Beispiel bereits mit der Einladung oder Korrespondenz vor der Verhandlung eine positive Verhandlungsatmosphäre schaffen:

„Wir freuen uns ...

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Organisatorische Vorbereitungen der Verhandlung

Haben Sie ein Bild von den Verhandlungszielen, Ihrem Verhandlungsspielraum, den Verhandlungspartnern und deren Hintergründen, können Sie sich organisatorischen Aspekten der Vorbereitung widmen. Stellen Sie alle benötigten Unterlagen und Materialien zusammen, so weit die Art der Verhandlung das erfordert. Dazu gehören zum Beispiel Prospekte, Materialproben und Präsentationsunterlagen (Hand-outs).

Überprüfen Sie, ob Sie im Rahmen der Verhandlung technische Hilfsmittel zur Präsentation wie Overhead-Projektoren, Beamer, TV+Video oder ähnliches benötigen. Stellen Sie diese Geräte bei Bedarf bereit oder delegieren Sie diese Vorbereitung, so dass zum gewünschten Zeitpunkt alle Hilfsmittel am Verhandlungsort vorhanden sind.

Achten Sie darauf, dass der Verhandlungsort für den gewünschten Zeitrahmen zur Verfügung steht. Häufig sind Konferenzräume in Unternehmen knapp und über GroupWare-Software im Voraus zu buchen, so dass der Raum für andere Kollegen zum gewählten Zeitpunkt ersichtlich blockiert ist.

Sorgen Sie zu guter Letzt für etwas zu trinken und etwas zu essen während der Verhandlung – in größeren Unternehmen werden Sie die Bereitstellung von ...

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Realistische Zeitplanung für Verhandlungen

Achten Sie darauf, einen realistischen Zeitrahmen für die Verhandlung einzuplanen, um nicht durch Folgetermine zusätzlich unter Druck gesetzt zu werden. Fast alle Verhandlungen dauern länger, als zunächst veranschlagt. Gleichzeitig bleibt die alte Zeitmanagement-Weisheit gültig, dass eine Aktivität tendenziell immer so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie zur Verfügung steht. Um dies so weit wie möglich einzugrenzen und zumindest eine gewisse Strukturierung in Ihre Verhandlung zu bringen, sollten Sie vorher einen Verhandlungsplan aufstellen bzw. als Teilnehmer möglichst auf einen Zeitplan bestehen.

In diesem Zeitplan ist festzuhalten, ...

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