MODERATIONS- UND FRAGETECHNIKEN

In Ihrer Rolle als Moderator sollten Sie im besten Fall zur Sache neutral eingestellt sein. Ein optimaler Moderator diskutiert nicht mit, sondern sorgt lediglich durch Einsatz passender Methoden und Techniken dafür, dass die gewünschten Ziele möglichst schnell, im echten Konsens und zum Verständnis aller realisiert werden.

Je umfangreicher Ihre Methodenkenntnis als Moderators, umso flexibler und situationsgerechter können Sie passende Vorgehensweisen vorschlagen und leiten. Die Methodenkenntnis fängt beim Beherrschen der richtigen Fragetechniken im Sinne von Kommunikation und Rhetorik an und geht gleitend in die als Moderationstechniken bekannten Konzepte wie zum Beispiel die Kartenabfrage über. Auf letzteren soll in diesem Kapitel zur Moderation der Schwerpunkt liegen.

Der Nutzen von Fragetechniken in der Moderation liegt in zwei Dimensionen: Einerseits verwenden Sie Fragen, um schlicht und einfach Informationen einzuholen. Andererseits haben richtig gestellte Fragen an der richtigen Stelle ein enormes Potential, eine Besprechung in die gewünschte Richtung zu leiten oder die Teilnehmer gar unbemerkt zu manipulieren.

Der Grundsatz „Wer fragt der führt“ kann je nach Ausprägung und Zielen des Moderators also positiv zu verstehen sein oder auch einen leicht negativen Beigeschmack tragen. Grundsätzlich sollten Fragen niemals bevormunden, d.h. im Sinne suggestiver Fragen dem Angesprochenen etwas in den Mund legen und ihn manipulieren. Beispiel:...

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Vermeiden Sie, mit Fragen und der Art und Weise, wie Sie die Fragen stellen, andere zu dominieren wollen oder bloßzustellen. Es mag zwar eine kurzfristige Genugtuung sein, einen Diskussionspartner öffentlich auflaufen zu lassen, dessen Argumentation sich im Laufe einer Besprechung immer offensichtlicher widerspricht. Für eine längerfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit hingegen macht ein wenig Diplomatie jedoch weit mehr Sinn. Hier lohnt es sich an fernöstlichen Kulturen zu orientieren, die mitunter Hunderte diplomatische und umschreibende Ausdrücke kennen, um ein „Nein“ zu sagen und doch nicht direkt auszusprechen.

Fragen ja, aber kein Verhör!

Auch darf Ihr Frageanspruch als Moderator nicht dazu führen, dass sich einzelne Teilnehmer verhört und ausgehorcht fühlen. Wenn Sie ehrliche und weiterbringende Antworten wünschen, müssen Sie für die richtige Atmosphäre und das notwendige Vertrauen unter den Anwesenden sorgen. Um einen Verhör-Charakter zu vermeiden und Unklarheiten strukturiert zu klären, sollten Sie außerdem nur eine Frage auf einmal stellen. So verhindern Sie, dass sich...

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Machen Sie sich zu guter Letzt als Grundsatz bewusst, dass richtiges Fragen auch immer mit richtigem Zuhören einhergeht. Was nützt Ihnen die beste Frage, wenn Sie danach nicht richtig auf die Antwort hören? Auch in der Rolle als Moderator liegt der Schlüssel zu erfolgreicher Kommunikation u.a. im aktiven Zuhören.

Fragen Sie „Was/wie?“ statt „Warum/weshalb?“

Die richtigen W-Fragen stellen

Häufig wird in Meetings, Projektsitzungen und Diskussionsrunden viel Energie darauf verwendet, das Problem zu beschreiben, zu veranschaulichen und darzulegen, warum etwas nicht funktioniert. Das ist für das Verständnis des Problems notwendig und in gewissem Maß auch sinnvoll. Nimmt dieses Verhalten jedoch überhand, dreht sich die Besprechung nur noch im Kreis. Frustrierte Teilnehmer sind die logische Folge.

„Was?“ und „Wie?“ bringen Sie inhaltlich weiter

Hier ist es wieder Ihre Aufgabe als Moderators, durch beharrliches Zusammenfassen, Anregen neuer Aspekte und Ideen und Nachfragen immer wieder die Lösung in den Fokus zu rücken. Konzentrieren Sie sich dabei auf Fragen zum „was“ und „wie“. Diese Fragewörter leiten hin zu Aktivitäten, zu Möglichkeiten und zu Lösungen. Beispiele: ...

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Konstruktive Moderation lebt ebenso wie konstruktives Konfliktmanagement von Ziel- und Lösungsorientierung. Statt also Ursachen und Schuldverhältnisse zu diskutieren, sollten Ihre Fragen die Lösung in den Fokus rücken. Mit zu vielen Warum- und Weshalb-Fragen riskieren Sie, dass sich die Atmosphäre hin zu Aggressivität oder Verteidigungshaltung zu verschlechtert. Um das zu vermeiden, konzentrieren Sie sich als zielorientierter Moderator auf Was- und Wie-Fragen.

Führen einer Offene-Punkte-Liste

Vielen Besprechungen ist es eigen, dass statt Lösungen häufig nur noch mehr Fragen zutage treten. Solche Situationen zu strukturieren, ist Ihre Herausforderung als Moderator. Dazu ist es vor allen Dingen notwendig, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, Prioritäten zu setzen und Dringlichkeiten einschätzen zu können.

Offene Punkte notieren

Eine einfache und effektive Technik, das Abgleiten der Diskussion zu vermeiden: Führen Sie eine Liste offener Punkte. Schreiben Sie alle Fragen, Gedanken und Unklarheiten nieder, die zwischendurch aufgeworfen werden.

Damit erreichen Sie, dass diese nicht vergessen werden. Außerdem genügt es den meisten Teilnehmern für den jeweiligen Moment, einen Einwand notiert zu wissen. So können Sie problemlos und konzentriert am gerade diskutierten Aspekte weiter arbeiten.

Wichtig an der Liste offener Punkte ist, dass diese...

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Zuruf-Abfrage

Alle Teilnehmer müssen öffentlich Stellung beziehen

Die einfachste Form, als Moderator von jedem Teilnehmenden einen Beitrag aufzunehmen, ist die Zuruf-Abfrage. Dabei stellen Sie eine Frage an die Teilnehmer als Ganzes und erbitten reihum von jedem Teilnehmer eine kurze Wertung, eine Idee oder ein Stichwort.

Vorteile der Zuruf-Abfrage: Alle Teilnehmer werden mit in die Arbeit einbezogen. Jeder Teilnehmer hat nur eine Stimme, wodurch dominante Redner eingeschränkt oder zumindest sichergestellt wird, dass jeder Teilnehmer mindestens einen Beitrag leistet.

Nachteile: Das Vorgehen wirkt sehr mechanistisch; einige Teilnehmer äußern möglicherweise den Eindruck, „sie wären im Kindergarten“. Auch fehlt in kritischen Situationen die Anonymität. Sie erhalten möglicherweise nicht von allen Teilnehmern die gleiche bzw. ehrliche Antwort, als wenn die entsprechenden Äußerungen unter vorgehaltener Hand bzw. anonym gemacht werden könnten.

Karten-Abfrage

Schriftliche Erhebung von Ideen, Meinungen und Vorschlägen

Eine klassische Moderationstechnik ist die Kartenabfrage. Statt Fragen an einzelne Teilnehmer oder die gesamt Runde zu stellen, erheben Sie Meinungen, Ideen und Vorschläge schriftlich.

Jeder Teilnehmer schreibt seine Antwort dabei auf eine oder mehrere kleine Karten. Solche Karten sind im einfachsten Fall als Karteikarten im Schreibwarenladen oder Büromaterialfachhandel erhältlich. In professioneller Form liegen Sie ein verschiedenen Farben jedem Moderationskoffern bei.

Jede Karte enthält eine kurze Antwort, ein Stichwort oder eine Idee. Die Karten werden nach maximal 5 Minuten eingesammelt und...

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können Sie die Kartenabfrage variieren. So kann es sinnvoll sein, zum Beispiel für eine klassische SWOT-Analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats) jedem Teilnehmer vier unterschiedlich farbige Karten zu geben. So können alle grünen Karten beispielsweise für Stärken stehen, rote Karten für Schwächen, gelbe Karten für Chancen und violette Karten für Risiken. Auf diese Weise kann die anschließende Visualisierung des Gruppenergebnisses leichter an der Pinnwand vollzogen werden.

Mehrfachnennungen, d.h. Karten mit gleichen oder sehr ähnlichen Stichworten werden nur einmal an der Pinnwand befestigt. Sie können jedoch auf der angebrachten Karte mittels Strichliste die Anzahl der Nennungen notieren.

Perspektivenwechsel

Als Moderator sind einerseits Leiter eines Meetings und für die ergebnisorientierte Führung der Besprechung verantwortlich. Nicht immer laufen diese Besprechungen jedoch völlig konfliktlos ab – im Gegenteil. In hitzigen und kontroversen Situationen sind Sie damit als Moderator gleichzeitig auch Schlichter. Damit ist es Ihre Aufgabe, gegensätzliche Standpunkte so sinnvoll wie möglich zu vereinigen und Kompromisse zu fördern. Häufig ist es dafür erforderlich, die Kontrahenten dazu zu motivieren, die Perspektive...

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der zugewiesenen Rolle kann jeder Teilnehmer andere Argumente vortragen, ohne das eigene Gesicht zu verlieren und die eigene Meinung scheinbar aufzugeben.

Noch konkreter auf zwei Kontrahenten bezogen ist der Positionstausch. Fordern Sie die beiden Diskussionspartner auf, innerhalb des Meetings die Plätze zu tauschen. Da dies häufig auf vehementen Widerstand stößt, „da das doch lächerlich sei...“, müssen Sie den Teilnehmern diese Aktion gut verkaufen. Hilfreich erweist sich oft der Appell an die geistige Flexibilität, den Mut und die Vorstellungskraft, sich auf ...

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stellt nicht nur sicher, dass sich beide Teilnehmer und ihre gegenseitigen Argumentationen formal verstehen. Gleichzeitig wird ersichtlich, in welcher Wortwahl für den anderen argumentiert werden muss. Dies ist insofern relevant, als inhaltlicher Dissens häufig allein durch sprachliche Unschärfen und eine ungünstige Wortwahl entsteht. Dies passiert insbesondere, wenn die verschiedenen Teilnehmer einzelnen Begriffen unterschiedliche Bedeutungen zumessen.

Konzentrische Kreise

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Methode der konzentrischen Kreise

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ABC-Priorisierung

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Mehrpunktabfrage

Demokratische Auswahl von Alternativen mit der Mehrpunktabfrage einfangen

Eine weiteres Verfahren, um eine Reihe von Ideen und Vorschlägen zu priorisieren, ist die so genannte Mehrpunktabfrage. Dabei werden alle Vorschläge an einer Pinnwand aufgelistet. Jeder Teilnehmer erhält eine feste Anzahl Klebepunkte, wie Sie in gut sortierten Moderationskoffern enthalten sind. Danach positioniert jeder Teilnehmer seine beispielsweise drei Klebepunkte hinter den drei Vorschlägen, die er persönlich als zielführend oder sinnvollsten hält.

Sie bekommen als Moderator innerhalb kürzester Zeit ein Stimmungsbild der Gruppe und können direkt die relevanten Punkte identifizieren.

Bevor Sie jedoch mit der Bearbeitung dieser Aspekte beginnen, sollten Sie klären, wie mit den restlichen Ideen, Vorschlägen und Aspekten umgegangen werden soll. Je nach Situation kann es sinnvoll sein, die restlichen Punkte im Protokoll zu vermerken und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal aufzugreifen.

Einpunktabfrage

Bewertung eines Einzelaspekts per Einpunktabfrage

Die Einpunktabfrage dient in Anlehnung an die Mehrpunktabfrage dazu, von jedem Teilnehmer eines Meetings eine einzelne Meinung zu einem Sachverhalt zu bekommen. Häufig wird dafür an der Pinnwand ein Koordinatenkreuz vorbereitet, dessen Achsenbeschriftung von der jeweiligen Fragestellung abhängt.

So ist denkbar, dass ...

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Zustimmungsabfrage

Eine nützliche Methode, um als Moderator den Konsens der Gruppe zu beliebigen Zwischenpunkten zu überprüfen, ist die Zustimmungsabfrage. Dabei soll jeder Teilnehmer auf einer Skala von 1 (minimal) – 5 (maximal) bewerten, wie hoch seine Zustimmung zur bisherigen Lösung ist oder wie hoch sein Glaube an die Zielerreichung ist.

Wenn durch dieses formale Vorgehen jeder aufgefordert ist, seine aktuelle Meinung bzw. Einschätzung zum vorliegenden Problem zu geben, können Sie auf einfache Weise lokalisieren, ob und wo Einwände und Widerstände vorliegen. Auf diese Weise können Sie als Moderator auch überprüfen, inwieweit das gemeinsame Ziel und das bisherige Ergebnisse von allen mitgetragen werden. Jeder Teilnehmer, dessen Glaube an die Zielerreichung geringer als 5 ist, hat noch Einwände vorliegen.

Nun ist es in der Regel nicht praktikabel, unbedingt jeden Einwand jedes Teilnehmers im Meeting und der Diskussion zu berücksichtigen. Häufig sind Sie unter Zeitdruck gezwungen, eine Entscheidung zu treffen, auch wenn sich bisher kein absoluter Konsens einstellen ließ.

Fehlende Zustimmung als Frühindikator für spätere Probleme

Behalten Sie jedoch im Bewusstsein, dass jede schlechtere Einschätzung als 5 auf möglicherweise berechtigte Einwände hinweist. Im Sinne eines aktiven Risikomanagements sollte es in Ihrem Interesse sein, ...

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