BESPRECHUNGEN LEITEN

Sind Sie sich der Rolle und Aufgaben eines Moderators bewusst, können Sie diese Rolle bewusst einnehmen. Mit dem Wissen, was die Teilnehmer eines Meetings von Ihnen als Moderator erwarten, können Sie wesentlich selbstbewusster an die Leitung des Meetings herangehen.

Ähnlich Präsentationen kann eine Besprechungsmoderation in drei Hauptphasen eingeteilt werden:

1. Vorbereitung
2. Durchführung
3. Nachbereitung

Zur Vorbereitung gehört an erster Stelle die selbstkritische Fragestellung, ob das geplante Meeting überhaupt notwendig ist. Die meisten Angestellten und Führungskräfte kennen das frustrierende Gefühl, die eigene Zeit in Besprechungen zu vergeuden, die viel zu lang dauern, ohne ein konstruktives Ergebnis zu generieren.

Um dies zu vermeiden, benötigen Sie erstens ein oder mehrere konkrete Ziele für das Meeting. Nur so ist klar, wofür eine Besprechungsrunde dienen soll, und nur so kann sichergestellt werden, dass alle zielführend mitarbeiten. Fixieren Sie also an erster Stelle Anlass und Ziel der Besprechung.

Klären Sie als zweites, wer alles an der Besprechung teilnehmen soll und wo diese stattfindet. Wägen Sie klar ab, wer tatsächlich anwesend sein muss, und wer nur pro forma eingeladen wird, um nicht übergangen zu werden. Im Einzelfall müssen Sie einen individuellen Kompromiss zwischen zwei Zielen finden: Sie wollen einerseits möglichst alle Beteiligten am Tisch haben, um Fragen oder Meinungsverschiedenheiten direkt zu klären und allen Beteiligten den gleichen Informationsstand zu ermöglichen. Auf der anderen Seite kosten Meetings eine Menge Zeit. Vermeiden Sie daher, dass nur indirekt vom Thema Betroffene mehrere Stunden in Ihren Meetings „absitzen“ – schließlich gibt es für offizielle Sitzungen immer auch ein Protokoll, das im Nachgang einen Schnellüberblick über die Themen und Entscheidungen bietet.

Behalten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer die Gruppengröße im Überblick. Zu viele Mitglieder verlängern häufig Diskussionen und verzögern Entscheidungen. Fehlen jedoch notwendige Entscheidungsträger oder Fachexperten, können Entscheidungen an Ort und Stelle nicht getroffen werden. Der Grundsatz für die Zusammenstellung der Teilnehmer lautet wie so häufig: So viele wie nötig, so wenig wie möglich. Als Faustregel dient auch die +/-7 Regel, die für die optimale Teamgröße definiert wurde. Demnach sollte eine effektive und effiziente Arbeitsgruppe aus 5-12 Personen bestehen.

Suchen Sie einen passenden Ort für die Besprechung aus. In kleineren Unternehmen erfolgt die Ankündigung, einen Konferenzraum für die gewünschte Zeit zu belegen, in der Regel auf Zuruf zur Sekretärin. In Großunternehmen sind die einzelnen Konferenzräume meist über die lokale Groupware (Software für Mail und Terminkalender) buchbar. Hier können Sie einen Termin an alle Gäste mitsamt der Angabe eines Raumes schicken. Die Software prüft automatisch, ob der Raum zur gegebenen Zeit frei ist und bucht diesen danach als belegt.

Sind Sie die Meinung, alle relevanten Personen eingeladen zu haben, klären Sie im Rahmen einer kurzen Adressatenanalyse deren Charakteristika ab.

- Woher kommen die einzelnen Personen, welchen Hintergrund haben Sie?
- Welche Interessen haben oder vertreten die einzelnen Teilnehmer?
- Gibt es eine bestimmte Rangfolge – müssen Sie sich auf einen besonders „hohen Gast“ einstellen?

Sind Zielstellung und teilnehmende Personen fixiert, erstellen oder prüfen Sie die Tagesordnung.

- Welche Tagesordnungspunkte (TOPs) existieren?
- In welcher Reihenfolge sollen diese abgearbeitet werden?
- Wie viel Zeit ist für jeden TOP vorgesehen?

Die Tagesordnung ist Ihr konkreter Arbeitsplan und daher für eine zügige und zielorientierte Durchführung der Besprechung essentiell. Bevor Sie später mit dem tatsächlichen Meeting beginnen, sollten Sie sich die Tagesordnung von allen Teilnehmern absegnen lassen. Meist ist die Frage, ob alle Gruppenmitglieder damit einverstanden sind, eine reine Formalie; Sie erreichen damit jedoch den psychologischen Effekt, dass jeder einzelne sich mehr für die gemeinsame Abarbeitung der TOPs und der Erzielung der vereinbarten Ergebnisse verantwortlich fühlt. Eine gemeinsam beschlossene Tagesordnung...

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Als Moderator ist es Ihre Aufgabe, das Meeting zu eröffnen. Dazu gehört die Begrüßung der Teilnehmer, einige einleitende Worte zum Anlass und Thema der Veranstaltung sowie die Vorstellung des Ziels bzw. der Ziele.

Teilnehmer, Ziele, Regeln bekannt machen

Teilnehmer einander vorstellen

Sofern sich die einzelnen Teilnehmer noch nicht kennen und sich kurz vor der Besprechung auch noch nicht bekannt machen konnten, holen Sie dies vor dem Übergang zur Tagesordnung nach. Stellen Sie die einzelnen Personen kurz vor und erläutern Sie kurz, warum die jeweilige Person heute an der Besprechung teilnimmt.

Ziel der Vorstellung und Einleitung insgesamt ist es, Unklarheiten und Unsicherheiten der Teilnehmer zu beseitigen und so eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen. Jeder Einzelne muss sich am Tisch und in der Runde sicher und wohl fühlen, wenn Sie von ihm konstruktive Beiträge und Ergebnisse erwarten. So lange sich einzelne Teilnehmer über die Rolle und Bedeutung eines fremden Teilnehmers nicht sicher sind, werden Sie mit Beiträgen eher reserviert und zurückhaltend sein. Hier liegt es an Ihnen als Moderator, aus den einzelnen Teilnehmern eine arbeitswillige, kooperative und konstruktive Gruppe zu machen.

Die richtige Atmosphäre schaffen

Handelt es sich bei den Teilnehmenden um Mitarbeiter der gleichen Abteilung, die Sie als Teamleiter zu einer Besprechung gerufen haben, ist die gegenseitige Vorstellung natürlich nicht nötig. Der Grundsatz, eine konstruktive „Wohlfühlatmosphäre“ zu schaffen, gilt jedoch auch hier: Wenn Ihnen als Teamleiter bewusst ist, dass gewisse Konflikte zwischen Kollegen oder fachliche Ungereimtheiten latent in der Luft liegen, sollten Sie diese mit ein oder zwei Sätzen auf einen konkreten Termin ausblenden. Beispiel: ...

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Methoden und Kommunikationsregeln klären

Haben Sie die Teilnehmer vorgestellt und auf das Ziel sensibilisiert, gilt es noch den kommunikativen und methodischen Rahmen abzustecken, bevor Sie mit der Themenbearbeitung beginnen. Dies können Sie bei kleineren oder wiederkehrenden Meetings zwar auch weglassen – häufig hat es sich aber als sinnvoll erwiesen, vorher Rollen und Moderationstechniken zu klären und gemeinsame Kommunikationsregeln aufzustellen.

Legen Sie auch kurz dar, warum Sie gegebenenfalls gebeten wurden, die heutige Sitzung zu moderieren und was Sie darunter verstehen. Klären Sie gegebenenfalls auch ab, ob die Teilnehmer damit einverstanden und bereit sind, Ihre Rolle als Moderator zu akzeptieren. Klären Sie ebenso eventuelle Erwartungen der Teilnehmer an Sie in dieser Rolle ab.

Beispiel: ...

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Tagesordnung und Arbeitsplan

Herrscht Einigkeit über Ihre Rolle, können Sie die Tagesordnung vorstellen und darlegen, welche Arbeitstechniken und Moderationstechniken Sie für die einzelnen TOPs einsetzen wollen. Damit geben Sie einen Ausblick über den Ablauf des Meetings und die Arbeitsweise in den einzelnen Phasen. Auch dies trägt dazu bei, die Unsicherheit der Anwesenden zu reduzieren, auf Unvorbereitetes zu stoßen und mit unerwarteten Aufgaben und Fragen konfrontiert zu werden.

Wägen Sie je nach Gruppenzusammensetzung und Gruppengröße ab, ob es sich im gegebenen Rahmen lohnt, offizielle Kommunikationsregeln aufzustellen. Bei einer Besprechung von drei oder vier Verantwortlichen ist eine angemessene Kommunikation häufig von allein gegeben bzw. regulieren sich die Teilnehmer im kleinen Rahmen oft selbst. Bei größeren Runden und kontroversen Diskussionen macht es sich hingegen oft bezahlt, wenn sich die Teilnehmer im Voraus auf einige Kommunikationsgrundsätze einigen. Diese können an einer Wand im Meetingraum angepinnt werden, so dass sie dauerhaft präsent sind und sich Teilnehmer gegebenenfalls direkt darauf berufen können. Beispiele: ...

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Aktiv oder passiv moderieren?

Je nach Zusammensetzung der Gruppe können Sie als Moderator einerseits passiv in den Hintergrund treten. In diesem Fall nehmen Sie lediglich Wortmeldungen auf und bestimmen die Reihenfolge der Redebeiträge. Sie verbinden die einzelnen Beiträge, indem Sie das jeweils Gesagte zusammenfassen und in den Kontext der zu erzielenden Lösung einzuordnen. Dann übergeben Sie das Wort dem nächsten Teilnehmer.

Aktive Steuerung der Besprechung

Ist die Gruppe wenig kreativ oder scheint sich die Diskussion festzufahren, übernehmen Sie als Moderator eine aktive Rolle. Bitten Sie zurückhaltende Teilnehmer gezielt um ihre Meinung zum Thema.Stellen Sie Gemeinsamkeiten bisher artikulierter Standpunkte heraus, um den Teilnehmern die Ausgangslage für das nächste Teilergebnis zu verdeutlichen.

Versuchen Sie Meinungsverschiedenheiten auf den Grund zu gehen, indem Sie nach Interessen, Motivationen und Zusammenhängen fragen.

Nützliche Formulierungsansätze für Ihre Rolle als Moderator sind dabei vor allem: ...

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Für gleichmäßige Redebeiträge sorgen

Auf Ausgewogenheit der Beiträge achten

Moderieren ist vom lateinischen Wort moderari für „mäßigen, zügeln, in Schranken halten“ abgeleitet. Als Moderator ist es entsprechend auch Ihre Aufgabe, für ein Gleichgewicht der Redebeiträge zu sorgen. Sie sind einerseits verantwortlich, Teilnehmer zu zügeln, die sich durch überlange Argumentationen in den Vordergrund drängen wollen. Auf der anderen Seite ist es Ihre Aufgabe, zurückhaltende Teilnehmer zu Beiträgen aufzumuntern. Hilfreich ist dabei häufig eine Ansprache, mit der Sie dem schweigenden Teilnehmer einen gewissen Expertenstatus innerhalb der Gruppe zuweisen...

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Moderationstechniken und Kreativitätstechniken initiieren

Kreativitätstechniken initiieren

Neben Ihrer Rolle als kommunikativer Vermittler bestimmen Sie als Moderator außerdem den Zeitpunkt und die Auswahl effektiver Arbeitstechniken. So liegt es in Ihrer Hand, bei stockenden Beiträgen oder fehlenden Lösungsideen zum Beispiel den Einsatz passender Kreativitätstechniken zu initiieren.

Zum Einsatz kommen hier häufig das klassische Brainstorming, die 635-Technik oder Mind Mapping. Häufig genügt jedoch auch eine einfache Pro/Kontra-Gegenüberstellung auf dem Flipchart. Welche Methoden Sie hier konkret einsetzen, hängt vom Anwendungsfall und Ihrer Methodenkompetenz ab. Gerade deshalb ist besonders für Moderatoren, Verhandlungsführer und Präsentierende kommunikative und methodische Kompetenz so bedeutsam.

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Umgang mit Störungen

Auf Störungen souverän reagieren

Wie bei Präsentationen müssen Sie immer mit Störungen während der Veranstaltung rechnen. Als Schlüsselperson der Veranstaltung liegt die Reaktion auf Störungen bei Ihnen. Ein Patentrezept für den Umgang mit Störungen gibt es dabei nicht, auch wenn in Literatur oder Seminaren einzelnen Autoren und Trainern gern eine bestimmte Verhaltensweise präferieren.
So wird gelegentlich der Grundsatz artikuliert, Störungen hätten immer Vorrang und wären an Ort und Stelle zu klären. Dies hat den Vorteil, dass das Meeting nicht durch eine Vielzahl von Privatgespräche oder Teildiskussionen aus dem Ruder läuft. Auch erhalten Sie so Ihre Autorität vor den Anwesenden aufrecht, indem Sie klar zeigen, dass Sie bestimmte Störungen nicht bereit sind zu akzeptieren...

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Besonders abwägen müssen Sie Ihre Reaktion bei verspätet eintreffenden Gästen. Handelt es sich um eine sehr wichtige Person, unterbrechen Sie kurz und grüßen den verspäteten Gast. Sofern Ihnen der Verspätungsgrund bekannt ist, können Sie diesen kurz anführen und somit den Gast aktiv entschuldigen bzw. in Schutz nehmen. Geben Sie ihm gegebenenfalls kurz die Möglichkeit, einen Satz zu seiner Verspätung zu sagen; häufig wird sich der Teilnehmer jedoch still am Besprechungstisch einreihen...

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Ergebnisse und Erfolge positiv herausstellen

Haben Sie trotz eventueller Störungen alle Tagesordnungspunkte erfolgreich abgearbeitet, gilt es, diesen Erfolg auch als solchen herauszustellen. Ebenso wie Sie für eine positive Grundstimmung am Anfang gesorgt haben, sollten Sie jetzt noch einmal positiv resümieren, was erreicht wurde.

Dazu beziehen sich noch einmal kurz auf das Ziel der Veranstaltung und fassen die realisierten Ergebnisse und getroffenen Entscheidungen zusammen. Kommunizieren Sie noch einmal den beschlossenen Maßnahmenplan („wer macht was mit wem bis wann“), den Sie im Anschluss der Besprechung an alle Beteiligten per E-Mail oder in Papierform noch einmal zukommen lassen.

Tabelle: Ergebnissicherung von Meetings: Wer macht was mit wem bis wann...

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Wenn alle den Raum verlassen haben, ist Ihre Arbeit als Moderator noch nicht beendet. Häufig vergessen, gehört die Nachbereitung von Präsentationen, Meetings und Projekten zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren einer kontinuierlichen Verbesserung.

An erster Stelle gilt es dabei noch einmal die Ergebnisse zu sichten und das Protokoll zu überarbeiten, sofern dieses nicht von einer dritten Person erstellt wurde und noch überarbeitet wird. Stellen Sie die alle relevanten Unterlagen zusammen und übersenden Sie sie an die Teilnehmer. Als unabhängiger Moderator, z.B. im Sinne eines Schlichters, sind Sie damit offiziell erst einmal fertig.

Kontrolle der Maßnahmenumsetzung planen

Als Teamleiter, der eine Besprechung mit seinen direkten Mitarbeitern moderiert hat, sind Sie hingegen weitergehend für die Ergebnissicherung verantwortlich. Nun heißt es, den beschlossenen Maßnahmenplan zu überwachen. Je nach Umfang, Komplexität und Zahl paralleler Aktivitäten und Projekte macht es Sinn, sich die Termine der einzelnen Aufgabenpakete als Erinnerung im persönlichen Kalender zu hinterlegen. So stellen Sie sicher, keine Termine zu verpassen, an denen Mitarbeiter Ihre Arbeitsergebnisse bei Ihnen abliefern sollten.

Selbstreflexion der eigenen Moderationskompetenz

Neben diesem organisatorischen Aspekt der Informationsverteilung und der Frage der Führung Ihrer Mitarbeiter sollte es im Rahmen der Nachbereitung auch in Ihrem Interesse liegen, Ihr Moderationsvermögen zu evaluieren. Reflektieren Sie dazu noch einmal selbstkritisch den gesamten Prozess, von der Zielstellung des Meetings, der Vorbereitung, der Durchführung bis hin zu den Ergebnissen. Folgende Fragen dienen Ihnen dabei als Orientierung: Was ist gut gelaufen? Was ist nicht so gut gelaufen und was könnten Sie beim nächsten Mal besser machen?

Waren die eingesetzten Techniken effektiv und effizient?
An welchen Stellen sind Sie und die Gruppe im Meeting...

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