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Ergebnisdefinition für Moderation: Meeting-Ziele festsetzen

Effektive Meetings: Ohne Ergebnisdefinition sollten Sie gar nicht erst loslegen (© Trueffelpix / Fotolia)

Messbare Ziele für erfolgreiche Meetings

Keine Moderation wird effektiv und effizient ablaufen, wenn sie nicht zielgerichtet ist. Achten Sie als Moderator deshalb immer darauf, zu Beginn einer Sitzung das Ziel der Besprechung festzuhalten. Dabei sind zwei Aspekte der Ergebnisdefinition besonders wichtig:

Erstens ist hilfreich, wenn Sie Konsens in Bezug auf ein gemeinsames Ziel schaffen.

Dies erreichen Sie am ehesten, wenn Sie die Zielsetzung – die im Idealfall schon vor Beginn eines Meetings grob umrissen wurde – zu Beginn der Sitzung noch einmal gemeinsam konkretisieren. Selbst wenn das Ziel bereits vorgegeben ist, macht es Sinn, dass Sie sich als Moderator noch einmal das Einverständnis und die Zustimmung der Teilnehmer zu diesem Ziel holen.

Nutzen Sie dazu zum Beispiel Formulierungen wie:

„In letzter Zeit haben wir desöftern das Problem gehabt, dass einige Kundenanfragen tagelang unbeantwortet blieben und einige Kundenanfragen von zwei Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet wurden. Ich weiß es gibt in diesem Zusammenhang noch eine Reihe weiterer Probleme und ich schlage vor, dass wir in dieser Sitzung uns auf das Ziel konzentrieren, ein Lösungskonzept für eine bessere Organisation der eingehenden Kundenanfragen zu erarbeiten. Sind Sie damit einverstanden oder hat aus Ihrer Sicht noch ein weiteres Problem Priorität?“

Auch wenn das vom Moderator (und häufig der Führungskraft) vorgegebene Ziel eines Meetings nur selten durch Mitarbeiter umgeworfen wird, so unterstützt doch die ehrliche Bitte um Zustimmung und Einverständnis im Rahmen der Ergebnisdefinition, dass das so genannte „Commitment“ (persönliche Verpflichtung, Engagement, Einsatz) der Mitarbeiter höher ist, wenn diese nach ihrer Meinung gefragt und um Einverständnis gebeten werden.

Höheres Commitment bei gemeinsam vereinbartem Ziel

Dies funktioniert natürlich nur, so lange die Mitarbeiter diese Bitte um Zustimmung nicht als routinemäßige Floskel wahrnehmen, sondern im Ernstfall der Moderator auch bereit ist, berechtigte Einwände aufzunehmen. Nur wenn der Moderator in diesem Fall auch einmal die Zieldefinition gemeinsam mit den Teilnehmern erneuert oder erweitert, wird er zukünftig die Glaubwürdigkeit haben, wenn er bemüht ist, ein „gemeinsames Ziel“ zu vereinbaren.

Der zweite wichtige Aspekt bei der Zielvereinbarung ist, auf die Messbarkeit des Ziels zu achten.

Die grundlegende Frage dafür lautet: „Woran erkennen wir, dass wir das Ziel erreicht haben.“ – Kein Meeting sollte ohne die Antwort auf diese Frage starten. Andernfalls ist es Ihnen unmöglich festzustellen, wann das ursprünglich beabsichtige Ziel einer Sitzung erreicht ist.

Agenda vorhanden, aber keine messbaren ZieleDa zwar Aufgaben und Ziele für Sitzungen – z.B. in Form einer Tagesordnung – in vielen Besprechungen vorliegen, aber eben keine messbaren Ziele, nehmen Meetings und Besprechungen in aller Regel die gesamte Zeit in Anspruch, die zur Verfügung steht – und oftmals sogar mehr.

Sie müssen sich auf den Beweis einigen, der zeigt, wann das gewünschte Ziel erreicht ist. Ist dieser Beweis im Sinne der Ergebnisdefinition vorhanden, können Meetings auch einmal erfolgreich vor der geplanten Zeit beendet werden und Teilnehmer mit einem doppelt guten Gefühl hinterlassen:

  1. Erstens ist eine Aufgabe bzw. ein Ziel klar belegbar erfüllt worden – und das liefert ein nicht kleinzuredendes Erfolgserlebnis.
  2. Zweitens gewinnen Teilnehmer plötzlich unerwartet Zeit für eine Pause oder sinnvolle Zwischenaktivitäten, mit der sie gar nicht gerechnet hatten. Und das ist so selten, dass es sich für die meisten Menschen mehr als gut anfühlt.

EXKURS | Ankern: Assoziieren Sie das vereinbarte Ziel mit einem Klang oder einer Bewegung

Zu guter Letzt ist es für den Moderator noch hilfreich, wenn er die NLP-Technik des Ankerns beherrscht. Dabei geht es darum, das gemeinsame Ziel an einen Begriff, einen Klang oder eine Bewegung zu ankern. Dies ermöglicht einerseits, den Fokus der Teilnehmer immer wieder auf das vereinbarte Ziel zu lenken, wenn sie in der Besprechung Gefahr laufen, sich in Details zu verzetteln. Wenn Sie das Ziel zum Beispiel sorgfältig zu Beginn des Meetings an ein Fingerschnipsen geankert haben, genügt in der Regel das Auslösen dieses so genannten „Ankers“, um ohne weitere Worte den Teilnehmern in Erinnerung zu rufen, dass es da noch ein Ziel gab…

 

Zusammenfassung: Ergebnisdefinition für Meeting & Moderation

  • Sorgen Sie für Konsens in Bezug auf ein gemeinsames Ziel. Je höher das Einverständnis unter den Teilnehmern und je höher das Gefühl bei den Teilnehmern ist, das Ziel mit entschieden zu haben, umso höher das Commitment der Teilnehmer bei der Erreichung des Ziels.
  • Vereinbaren Sie einen Beweis dafür, dass und wann das Ziel erreicht wurde. „Woran erkennen wir, dass wir das Ziel erreicht haben.“
  • Nutzen Sie die NLP-Technik des „Ankerns“, um das Ziel mit einem optischen (visuellen) oder auditiven (klanghaften) Reiz zu koppeln und so jederzeit ohne Worte wieder in das Bewusstsein der Teilnehmer zu rücken.

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Bildnachweis Titelbild: © Trueffelpix / Fotolia